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Distribuição das Quotas de vendas

Situação:

Historicamente o processo de distribuição das quotas anuais de vendas (quota deployment) da empresa, um importante fornecedor do setor de Tecnologia, levava três meses para ser concluído!

Impacto nos negócios:

O atraso na liberação das quotas anuais para gerentes, vendedores, especialistas e canais normalmente afetava o resultado de vendas da empresa nos dois primeiros meses do ano.

Causa principal:

As regras de distribuição de quotas eram bastante complexas e as informações necessárias à definição e à distribuição das mesmas encontravam-se dispersas em vários sistemas e planilhas na empresa. Não havia um processo padronizado para realizar essa função.

Solução adotada:

Foi desenvolvido um banco de dados, onde todas as informações e regras necessárias à distribuição das quotas anuais de vendas eram   consolidadas e integradas. Foram desenvolvidos vários relatórios, gráficos e "pivot tables", com formatação baseada nas regras de negócio, para análise dos dados por segmento, geografia, canal e produto. Foram criados formulários que apresentavam as informações históricas e disponibilizavam campos para serem preenchidos com os valores das  quotas para o próximo ano, com análise de "what if" em tempo real! Para permitir um melhor foco no processo, as informações apresentadas nesses formulários eram filtradas pela área de responsabilidade do usuário, identificada através do logon único na rede corporativa da empresa. Todos os executivos responsáveis pela distribuição das quotas de vendas foram então treinados, de forma presencial e via webinars, no novo sistema, sendo acompanhados e orientados durante a execução do trabalho.

Resultados e benefícios:

Com o novo sistema e o novo processo implantados, a distribuição de quotas, que anteriormente levava três meses, pôde ser concluída pela primeira vez na história da empresa  em três semanas e as quotas comunicadas através de cartas individuais enviadas aos vendedores e especialistas de produtos já no início do ano fiscal. Com isso, o resultado do ano foi um dos melhores no Brasil!

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