Distribuição das Quotas de vendas

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Situação:

Historicamente, o processo de distribuição das quotas anuais de vendas da empresa, um importante fornecedor do setor de Tecnologia, levava três meses para ser concluído.

Impacto nos negócios:

O atraso na liberação das quotas anuais para gerentes, vendedores, especialistas e canais, normalmente afetava o resultado de vendas da empresa nos dois primeiros meses do ano.

Causa principal:

As regras de distribuição de quotas eram bastante complexas e as informações necessárias à definição e à distribuição das mesmas encontravam-se dispersas em vários sistemas e planilhas na empresa. Não havia um processo padronizado para realizar essa função.

Solução adotada:

Foi desenvolvido um banco de dados, onde todas as informações e regras necessárias à distribuição das quotas anuais de vendas eram consolidadas e integradas.  Foram desenvolvidos vários relatórios, gráficos e pivot tables, com formatação baseada nas regras de negócio, para análise dos dados por segmento, geografia, canal e produto. Foram criados formulários que apresentavam as informações históricas e disponibilizavam campos para serem utilizados na projeção das  quotas para o próximo ano, onde a análise de what if era feita em tempo real. As informações apresentadas nesses formulários eram filtradas pela área de responsabilidade do usuário, identificada através do login na rede corporativa da empresa. Todos os executivos responsáveis pela distribuição das quotas de vendas foram então treinados, de forma presencial e via webinars, no novo sistema, sendo acompanhados e orientados durante a execução do trabalho.

Resultados e benefícios:

Com o novo sistema e o novo processo, a distribuição de quotas, que anteriormente levava três meses, pôde ser concluída em três semanas, pela primeira vez na história da empresa, e as quotas comunicadas aos vendedores e especialistas de produtos já no início do ano fiscal. Com isso, o resultado no ano foi um dos melhores no Brasil.

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