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Acuracidade do Forecast
Para acompanhar a tendência mundial do setor e tornar mais ágil o seu processo decisório, a empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, decidiu reduzir o seu ciclo de planejamento de 12 para 3 meses. Impacto nos negócios: Com a mudança, as previsões de vendas, desenvolvidas para apoiar um ciclo de planejamento de doze meses, começaram a apresentar variações de até 50% no trimestre. Consequentemente, a alocação de pessoas e recursos, que era feita com base nessas previsões, começou a sofrer ajustes cada vez maiores e frequentes, realimentando o problema de forma preocupante. Devido à falta de credibilidade, a ocorrência de conflitos era crescente. Causa principal: Os relatórios e ferramentas do sistema CRM implantados pela empresa não forneciam aos executivos de Vendas, de Marketing e de Finanças as informações sobre oportunidades de vendas no formato e com a frequência requerida. Com isso, planilhas em diferentes formatos, com informações inconsistentes e desconectadas do sistema corporativo e que demoravam vários dias para serem preparadas eram trazidas em número cada vez maior para as reuniões de forecast, tornando o processo moroso, desgastante e improdutivo. Como consequência, a acuracidade apresentada pelo forecast era menor que 50%. Solução adotada: Após uma criteriosa análise de necessidades, foi desenvolvida para a área de vendas da empresa uma ferramenta analítica (FAT - Funnel Analysis Tool), que utilizava os dados das oportunidades extraídos automaticamente do sistema CRM. A nova ferramenta foi disponibilidada na Intranet da empresa com logon único e com dados registrados e filtrados por usuário, sendo logo estendida a todas as áreas envolvidas no processo de forecast (Vendas, Serviços, Logística, Operações, Supply Chain, Marketing e Finanças). Dessa forma uma visão única e consistente das oportunidades de vendas da empresa pôde ser criada, permitindo a cada área identificar as ações que poderiam empreender para fechar os negócios. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios foram ministradas sessões de treinamento presenciais e via webinars para grupos homogêneos de usuários com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia. Resultados e benefícios: A flexibilidade e a facilidade de uso dos recursos analíticos da nova ferramenta e a sua disponibilidade na Intranet e na rede privativa da empresa permitiam aos diretores, gerentes, analistas, vendedores e usuários avançados fazerem instantaneamente, de forma segura e em qualquer local, dentro e fora da empresa, as agregações e análises necessárias à obtenção de um melhor conhecimento do funil de vendas e a obterem com rapidez as respostas de apoio ao processo decisório. Com isso, durante cinco trimestres consecutivos a subsidiária brasileira cumpriu o que projetou, com variações praticamente desprezíveis. A credibilidade foi recuperada e a organização recebeu uma classificação "Com louvor" na auditoria corporativa que se seguiu. Em função da experiência bem sucedida no Brasil, a região latina americana da empresa decidiu implantar a ferramenta e os processos de preparação e revisão do forecast brasileiros nos demais países da região. O know how no desenvolvimento dessa ferramenta foi a seguir transferido para os Estados Unidos, através de um treinamento intensivo de uma semana ministrado via webinars para três engenheiros de software americanos e um argentino. Para obter maiores detalhes, envie-nos um email e marque uma apresentação sem compromisso!
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Alameda Itapecuru, 605 - Alphaville Empresarial - Barueri - SP bitools@bitools.com.br +55 (11) 8327-4360
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