Gestão e Governança

 


 

 

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Acuracidade do Forecast


I - Situação:

Para acompanhar a tendência mundial do setor e tornar mais ágil o processo decisório, a empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, decidiu reduzir o seu ciclo de planejamento de anual para trimestral!

II - Impacto nos negócios:

Com essa mudança, as previsões de Vendas, desenvolvidas para apoiar um ciclo de planejamento de doze meses, começaram a apresentar grandes variações e correções! Conseqüentemente, a alocação de pessoas e recursos, que era feita com base nessas previsões, começou a sofrer ajustes cada vez maiores e freqüentes, realimentando o problema de forma preocupante! Devido à total falta de credibilidade das informações, a ocorrência de conflitos nas reuniões de forecast era crescente!

III - Causa principal:

Os relatórios e ferramentas do sistema CRM não forneciam aos executivos de Vendas, Marketing e Finanças as informações sobre as oportunidades de Vendas no formato e na periodicidade necessários.Como conseqüência, planilhas em diferentes formatos, com informações inconsistentes, desconectadas do sistema corporativo e que demoravam vários dias para serem preparadas pelos estagiários de cada área eram trazidas em número cada vez maior para as reuniões de forecast de Vendas, tornando o processo moroso, desgastante e improdutivo! Como conseqüência, a acuracidade apresentada pelo forecast era menor que 50% e as discussões cada vez mais calorosas!

IV - Solução adotada:

Após um criterioso levantamento de necessidades, feito através de uma série de entrevistas com os executivos e usuários das informações do Pipeline e do Forecast de Vendas, foram desenvolvidos um banco de dados e uma ferramenta analítica, que utilizavam os dados das oportunidades de Vendas extraídos automaticamente, ou seja, sem nenhum contato manual, do sistema CRM corporativo! A nova ferramenta foi então disponibilizada na Intranet da empresa, com dados filtrados pelo logon único que autenticava o usuário e seu domínio na rede corporativa, e logo estendida a todas as áreas afetadas pelo processo de Forecast (Vendas, Serviços, Logística, Operações, Supply Chain, Marketing e Finanças). Dessa forma, uma visão única e consistente das oportunidades de vendas pôde ser criada, eliminando conflitos e permitindo a cada área identificar as ações que deveria empreender para aumentar as chances de fechamento dos negócios existentes. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios foram ministradas sessões de treinamento presenciais e via webinars para grupos homogêneos de usuários com a utilização de exemplos relacionados ao seu dia-a-dia!

V - Resultados e benefícios:

A flexibilidade e a facilidade de uso dos recursos analíticos trazidos pela nova ferramenta de gestão, que "escondia" dos usuários a complexidade do banco de dados, apresentando os seus dados agrupados numa simples e amigável planilha Excel, "read-only" e linkada ao mesmo, e pelo novo processo de Forecast, passaram a permitir que diretores, gerentes, analistas, vendedores e usuários avançados fizessem instantaneamente, de forma segura e em qualquer local, dentro e fora da empresa, as agregações e análises necessárias à obtenção de um melhor conhecimento do funil de vendas! Com isso, puderam obter maior rapidez nas decisões estratégicas de negócio! O novo processo e a nova ferramenta permitiram que, durante cinco trimestres consecutivos, a subsidiária brasileira cumprisse o volume de vendas projetado, com variações mínimas! A credibilidade foi restaurada no Brasil, que recebeu uma classificação "Com louvor" (With honor)  na auditoria corporativa que se seguiu! Em função da experiência bem sucedida no Brasil, a região latino americana da empresa decidiu implantar a ferramenta e os processos de elaboração e revisão de Forecast adotados no país nos demais países e na própria matriz da região em Miami! Devido ao grande sucesso, o know how no desenvolvimento dessa ferramenta foi a seguir  transferido, por solicitação da área de Tecnologia, da matriz da região latino-americana para os Estados Unidos, através de um treinamento intensivo de uma semana ministrado via webinars para três engenheiros de software americanos e um argentino!

O artigo A Bola de Cristal das Projeções de Vendas  traz informações complementares sobre este instigante e fascinante tema!


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