Forecast

Previsibilidade do Forecast

Situação:

Para acompanhar a tendência mundial do setor e tornar mais ágil o seu processo decisório, a empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, decidiu reduzir o seu ciclo de planejamento de 12 para 3 meses.

Impacto nos negócios:

Com a mudança, as previsões de vendas, desenvolvidas para apoiar um ciclo de planejamento de doze meses, começaram a apresentar variações de até 50% no trimestre. Conseqüentemente, a alocação de pessoas e recursos, que era feita com base nessas previsões, começou a sofrer ajustes cada vez maiores e freqüentes, realimentando o problema de forma preocupante. Devido à falta de credibilidade, a ocorrência de conflitos era crescente.

Causa principal:

Os relatórios e ferramentas analíticas do sistema CRM implantado pela empresa não forneciam aos executivos e gerentes de Contas as informações sobre as oportunidades de vendas no formato e com a freqüência que necessitavam. Conseqüentemente, planilhas em diferentes formatos e com informações inconsistentes e desconectadas do sistema corporativo, que demoravam vários dias para serem preparadas, eram trazidas em número cada vez maior para as reuniões de revisão de forecast, tornando o processo moroso e improdutivo. Com isso, o processo de análise do funil de Vendas e de definição do forecast, cuja finalidade principal era a de identificar as principais oportunidades e as ações corretivas e preventivas para ganhá-las, estava desgastado e desviando-se cada vez mais do seu objetivo principal.

Solução adotada:

Após uma criteriosa análise de necessidades, foi desenvolvida para a área de vendas da empresa uma ferramenta analítica que utilizava os dados de oportunidades extraídos automaticamente do Siebel, A nova ferramenta foi implementada na Intranet da empresa com login único e com dados registrados e filtrados por usuário, sendo logo estendida a todas as áreas da empresa envolvidas no processo de forecast (Vendas, Serviços, Logística, Operações, Supply Chain, Marketing e Finanças). Com isso, uma visão comum das principais oportunidades de vendas da empresa foi criada, o que permitia a cada área identificar as ações que poderiam empreender para ganhá-las. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios, foram ministradas sessões de treinamento presenciais e via webinars para grupos homogêneos de usuários com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia.

Resultados e benefícios:

A flexibilidade e a facilidade de uso dos recursos analíticos da nova ferramenta e a sua disponibilidade na Intranet e na rede privativa da empresa permitiam aos diretores, gerentes, analistas, vendedores e usuários avançados fazerem instantaneamente, de forma segura e em qualquer local, dentro e fora da empresa, as agregações e análises necessárias à obtenção de um melhor conhecimento do funil de vendas e a obterem com rapidez as respostas de apoio ao processo decisório.

Com isso, durante cinco trimestres consecutivos a subsidiária brasileira cumpriu o que projetou, com variações praticamente desprezíveis. A credibilidade foi recuperada e a organização recebeu uma classificação "Com louvor" na auditoria corporativa. Em função da experiência bem sucedida no Brasil, a região latino americana decidiu implantar a ferramenta e os processos de preparação e revisão do forecast do país nos demais países da região. O know how no desenvolvimento dessa ferramenta foi a seguir transferido para os Estados Unidos, através de um treinamento intensivo de uma semana ministrado via webinars para três engenheiros de software americanos e um argentino.

Você teria benefícios caso a previsibilidade das projeções de vendas da sua empresa melhorasse? Então não perca tempo! Inscreva a sua equipe no treinamento Administração do Pipeline e do Forecast e marque uma visita sem custos para definirmos juntos uma estratégia adequada à sua necessidade!

(11) 8327-4360

jorge.couto@bitools.com.br