Otimização do Contas a Receber

Situação:

O valor dos títulos a receber com atrasos superiores a 60 dias (over 60) da empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia,  já representavam 15% do total, tendendo a aumentar. Entretanto, para manter a sua saúde financeira, a empresa fixava em suas normas corporativas em 7% o percentual máximo para o over 60.

Impacto nos negócios:

A análise de crédito a clientes, que antes era feita com autonomia e agilidade no país, passou a ser feita pela Controladoria da empresa nos Estados Unidos. Esta intervenção gerou um gargalo no processo  de análise de crédito e uma redução no volume de vendas do trimestre de  aproximadamente 10%. Enquanto essa situação não fosse resolvida, a quota de vendas do trimestre estaria comprometida.

Causa principal:

Não havia uma forma sistemática de extrair os dados do sistema de Contas a Receber e agregá-los pelo Aging, Segmentos de Clientes, Geografia e Faixa de Valor, fornecendo as informações que os analistas de crédito e cobrança necessitavam para reduzir o over 60 e o over 90. O processo de preparação desses dados era manual, lento e sujeito a erros, pois baseava-se em planilhas que demoravam vários dias para serem preparadas.

Solução adotada:

Foi desenvolvido para o departamento de Contas a Receber um banco de dados, um portal na Intranet da empresa e várias ferramentas analíticas conectadas à base de dados. As regras de negócio utilizadas pelos analistas de crédito na preparação das planilhas foram levantadas e implantadas na fase de transformação dos dados. As informações extraídas  dos sistemas corporativos passaram a ficar disponíveis para os gerentes e Analistas Financeiros e de Vendas com atualização diária e agregação por segmento, cliente, aging, gerente de vendas, vendedor, etc. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios, foram desenvolvidas sessões de treinamento para grupos homogêneos de usuários, com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia.

Resultados e benefícios:

O tempo empregado anteriormente pelos analistas, supervisores e gerentes de Crédito na preparação de planilhas foi convertido no planejamento e na execução de ações que visavam melhorar o perfil do Contas a Receber. Em 90 dias, o Over60 foi reduzido de 15% para 6%, ficando desde então controlado. Todas as quotas de vendas foram atingidas no trimestre seguinte e a área de Contas a Receber do Brasil recebeu uma classificação "Com louvor" na auditoria corporativa que se seguiu!

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