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Otimização do Contas
a Receber
 Situação:
O
Contas a Receber
com atrasos superiores a 60 dias (over60) da empresa, uma grande multinacional do
setor de Tecnologia, já representava 15% do total,
tendendo a aumentar. Entretanto, para manter a sua saúde financeira, a empresa
fixava
nas suas normas corporativas em
7% o
percentual máximo para o over60.
Impacto
nos negócios:
A
análise de crédito a Clientes, que antes era feita com autonomia e agilidade
no país, passou a ser feita pela Controladoria da empresa nos Estados
Unidos. Essa intervenção gerou um gargalo no processo de análise de
crédito e uma redução no volume de vendas do trimestre de
aproximadamente 10%.
Enquanto essa
situação não fosse resolvida, a quota de vendas do trimestre estaria
comprometida.
Causa principal:
Não havia uma forma sistemática
de extrair os dados do sistema de Contas a Receber e agregá-los pelo Aging,
Segmentos de Clientes, Geografia e Faixa de Valor, fornecendo as
informações que os analistas de crédito e cobrança necessitavam para reduzir o
over60 e o over90. O processo de preparação
desses
dados era manual, lento e sujeito a erros, pois baseava-se em planilhas que demoravam
vários dias para serem preparadas.
Solução
adotada:
Foi desenvolvido
para o departamento de Contas a Receber um banco de dados, um portal na
Intranet da empresa e várias ferramentas analíticas conectadas à base de
dados. As regras de negócio
utilizadas pelos analistas de crédito na preparação das planilhas foram
levantadas e implantadas na fase de transformação dos dados. As
informações extraídas dos sistemas corporativos passaram a ficar disponíveis para os gerentes e analistas
financeiros e de vendas com atualização diária e agregação por
segmento,
cliente, aging, gerente de vendas, vendedor, etc.
Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios, foram
desenvolvidas sessões de treinamento para grupos homogêneos de usuários
com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia.
4.
Resultados
e benefícios:
O
tempo empregado
anteriormente pelos analistas, supervisores e gerentes na preparação de
planilhas foi convertido no planejamento e na execução de ações que
visavam melhorar o perfil do Contas a Receber.
Em 90 dias, o Over60 foi reduzido
de 15% para 6% do total,
ficando desde então controlado. Todas as quotas de vendas foram atingidas no
trimestre seguinte e a área de Contas a Receber do Brasil recebeu, por isso, uma classificação
"Com louvor" na auditoria corporativa que se seguiu.
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